Casi todos los problemas de agenda que parecen problemas de software son problemas de duraciones mal configuradas. Vale la pena dedicarle media hora una vez, porque el efecto se nota todos los días.
La duración real no es la que crees
Preguntale a cualquiera cuánto dura su servicio y te va a decir el tiempo en que trabaja sobre el cliente. Pero la agenda no se ocupa solo de eso.
Un servicio ocupa:
- El tiempo de recibir y preparar.
- El tiempo de trabajo.
- El tiempo de cierre: cobrar, anotar, limpiar, alistar para el siguiente.
Si solo cargas el del medio, la agenda va a ofrecer horarios que no existen. Y el atraso no se queda en una cita: se acumula. Diez minutos por cliente, con ocho clientes, es más de una hora al final del día.
Medila, no la estimes
La forma barata de saber la duración real: durante una semana, anota la hora en que entra el cliente y la hora en que el puesto queda libre para el siguiente. No la hora en que terminas con él.
Vas a encontrar dos cosas. Que algunos servicios duran más de lo que creías, y que la variación entre clientes es más grande de lo que esperabas.
Para la agenda, carga el promedio alto. Es mejor terminar antes que ir corriendo todo el día.
El tiempo de limpieza va aparte, y hay una razón
Podrías sumarlo a la duración y listo: si el corte dura 45 y limpias 15, cargar 60. Funciona, pero pierde algo.
Si el tiempo de cierre está aparte, el cliente ve "45 minutos" —que es lo que le interesa— y la agenda bloquea 60. Cuando pones 60 a secas, el cliente cree que su servicio dura una hora, y eso cambia lo que espera y lo que compara con la competencia.
En AgendaYa son campos distintos: la duración es lo que se le muestra y lo que se le ofrece; los tiempos de preparación y cierre bloquean el recurso sin aparecer.
Hay un efecto que conviene entender: con 15 minutos de cierre configurados, dos citas necesitan 15 minutos de separación real. Si a las 10:00 hay una cita de una hora, la siguiente disponible es 11:15, no 11:00. Es correcto — es el tiempo que de verdad necesitas — pero sorprende la primera vez.
Un servicio genérico es una trampa
"Baño de perro" o "manicure" como servicio único parece práctico. Es la causa más común de agenda desordenada.
El baño de un perro grande puede llevar el triple que el de uno pequeño. Un semipermanente nuevo con retiro lleva el doble que un manicure simple. Si es un solo servicio con una sola duración, la mitad de las citas van a estar mal calculadas.
La regla: si dos versiones del mismo servicio se diferencian en más de veinte minutos, son dos servicios.
Cuesta un poco más de configuración y ahorra el desorden diario.
La granularidad de la parrilla
Aparte de la duración, hay que decidir cada cuánto se ofrecen horarios: cada 15, 30 o 60 minutos.
- Servicios cortos (20-30 min): parrilla de 15. Aprovecha el día completo.
- Servicios largos (90 min o más): parrilla de 30. Con 15 la lista de horarios es interminable y no aporta.
La parrilla se ancla a la hora de apertura, no a la hora en punto. Si abres 9:05, los horarios son 9:05, 9:20, 9:35. Suena raro escrito, pero es lo que evita perder los primeros minutos del día.
El almuerzo no es un horario partido
Un error frecuente: cargar la jornada como dos tramos, de 9 a 13 y de 14 a 18, para tapar el almuerzo.
Funciona, pero si el almuerzo es todos los días conviene cargarlo como descanso diario. La diferencia es de mantenimiento: si mañana cambias el horario de atención, el descanso sigue donde estaba y no tienes que reconstruir los dos tramos de cada día.
Los tramos partidos son para cuando de verdad la jornada es distinta ese día.
